Le groupe FIREX vous souhaite une belle année 2020

Les délais de conservation des documents pour les entreprises

Le saviez-vous,  les documents qui circulent dans votre entreprise ont une date limite de conservation.

Tout document émis ou reçu par une entreprise dans le cadre de son activité doit être conservé durant certaines durées minimales.

Ces délais de conservation peuvent varier en fonction de la nature du document.

 

Type de document

Durée de conservation

Texte de référence

Documents civils et commerciaux

Contrat conclu dans le cadre d’une relation commerciale

5 ans

Art. L. 110-4 du Code de commerce

Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur

2 ans

Art. L. 137-2 du Code de la consommation

Contrat par voie électronique (à partir de 120 €)

10 ans à partir de la livraison ou de la prestation

Art. L. 213-1, D. 213-1 et D. 213-2 du Code de la consommation

Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers

30 ans

Art. 2227 du Code civil

Correspondance commerciale

5 ans

Art. L. 110-4 du Code de commerce

Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire….)

5 ans

Art. L. 110-4 du Code de commerce

Document de transport de marchandise

5 ans

Art. L. 110-4 du Code de commerce

Déclaration en douane

3 ans

Art. 351 du Code des douanes

Police d’assurance

2 ans à partir de la résiliation du contrat

Art. L. 114-1 du Code des assurances

Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)

5 ans à partir de la fin de la protection

Art. 2224 du Code civil

Dossier d’un avocat

5 ans à partir de la fin du mandat

Art. 2225 du Code civil

Pièces comptables

Livre et registre comptable (livre journal, grand livre, livre d’inventaire…)

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Art. L. 123-22 du Code de commerce

Pièce justificative : bon de commande, bon de livraison ou de réception, facture client et fournisseur…

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Art. L. 123-22 du Code de commerce

 

 

Type de document

Durée de conservation

Texte de référence

Documents fiscaux

Impôt sur le revenu et les sociétés

6 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2014, déclarés en 2015, doivent être conservés jusqu’à la fin 2020)

Art. L. 102 B du Livre des procédures fiscales

Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), Bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel

Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des SARL (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral)

Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public)

6 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2014, déclarés en 2015, doivent être conservés jusqu’à la fin 2020)

Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE

Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…)

Documents sociaux (sociétés commerciales)

Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (le cas échéant, pièce modificative de statuts)

5 ans à partir de la perte de person- nalité morale (ou radiation du RCS)

Art. 2224 du Code civil

Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…)

10 ans à partir de la clôture de l’exercice

Art. L. 123-22 du Code de commerce

Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)

5 ans à partir de la date d’effet du traité

Art. 2224 du Code civil

Registre de titres nominatifs, Registre des mouvements de titres, Ordre de mouvement, Registre des procès- verbaux d’assemblées et de conseils d’administration

5 ans à partir de la fin de leur utilisation

Art. 2224 du Code civil

Feuille de présence et pouvoirs, Rapport du gérant ou du conseil d’administration, Rapport des commissaires aux comptes

3 derniers exercices

Art. L. 225-117 du Code de commerce

Gestion du personnel

Bulletin de paie (double papier ou forme électronique)

5 ans

Art. L. 3243-4 du Code du travail

Registre unique du personnel

5 ans à partir du départ du salarié

Art. R. 1221-26 du Code du travail

Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite…

5 ans

Art. 2224 du Code civil

Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires

3 ans à compter de la fin d’année civile où elles sont dues

Art. L. 244-3 du Code de la sécurité sociale et L. 169 du Livre des procédures fiscales

Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait

3 ans

Art. D. 3171-16 du Code du travail

Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation

1 an

Art. D. 3171-16 du Code du travail

Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail, Vérification et contrôle du CHSCT, Déclaration d’accident auprès de la CPAM

5 ans

Art. D. 4711-3 du Code du travail

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